Comment optimiser l’aménagement de ses bureaux ?

12.07.2022 Admin 244

La pandémie a modifié la façon de travailler. Les entreprises repensent donc l'aménagement de leurs bureaux pour s'adapter à la nouvelle normalité. Si vous vous trouvez dans cette situation, vous vous demandez peut-être si vous êtes satisfait de votre espace de travail et s'il reflète ou non le monde professionnel d’aujourd’hui.

 

Une question simple peut y répondre : Pensez-vous que vous tirez pleinement parti de tout le potentiel que l'aménagement de votre bureau peut offrir, en tenant compte des besoins de vos employés ? Si la réponse est non, alors ce post est fait pour vous.

 

Qu'est-ce que l'aménagement des bureaux ?

 

Tout d'abord, l'aménagement de bureaux consiste à créer un espace qui encourage la productivité et le travail utile, tout en facilitant la créativité et la collaboration. Idéalement, l'ensemble des composantes et éléments d'un espace de travail, devraient être à la fois décoratifs et fonctionnels. Dans un bureau, les employeurs se concentrent de plus en plus sur la conception d'environnements qui optimisent le bien-être des employés, comme la qualité de l'air, les éléments d'éclairage, la disposition, les choix de couleurs, l'ergonomie et la réduction du stress, ainsi que la connectivité entre les employés.

 

Globalement, l'aménagement des bureaux doit prendre en compte les besoins des employés, leur bien-être et fournir un espace fonctionnel où ils peuvent s'épanouir.

 

Pourquoi l'aménagement des bureaux est-il important pour la productivité ?

 

Remanier l'aménagement de votre bureau ne se limite pas à utiliser efficacement le lieu de travail. Il s'agit de créer un espace qui facilite la collaboration, génère des sentiments de confort et de calme, offre aux employés leur propre espace et encourage la productivité. A ce jour, beaucoup d’employés sont encore mécontents de leur environnement de travail et ont du mal à se concentrer. Que nous en ayons conscience ou non, l'endroit où nous travaillons peut avoir une incidence positive ou négative sur notre productivité. Un environnement encombré, sombre et exigu est susceptible de faire baisser la productivité, tandis qu'un espace ouvert et lumineux peut augmenter la capacité de concentration.

 

Alors, comment optimiser l'aménagement de votre bureau ?

 

Évaluez vos besoins et votre façon de travailler

 

Avant de choisir le bon mobilier de bureau, vous devez prendre du recul et évaluer vos besoins. Quel type de travail ferez-vous ? Combien de personnes utiliseront l'espace ? Avez-vous besoin de beaucoup de rangement ou une approche plus minimaliste suffira-t-elle ? Une fois que vous avez une bonne idée de vos besoins, vous pouvez commencer à réduire vos options. Par exemple, si vous avez une petite équipe, un espace de travail collaboratif peut être plus efficace que des bureaux individuels. En prenant le temps d'évaluer ces besoins, vous pouvez vous assurer de choisir le mobilier le plus adapté.

 

Pendant que vous planifiez votre refonte, observez les comportements et remarquez les éléments qui pourraient manquer. La meilleure façon de le savoir est d’en parler directement avec vos collaborateurs. Envoyez une enquête pour recueillir des informations sur ce dont ils ont besoin pour améliorer leur environnement de travail. Il est également important de prévoir une possibilité d'expansion future. Avec le temps, votre entreprise va se développer et vous aurez peut-être besoin d'espace pour accueillir davantage d'employés ou d'équipements. Il est donc essentiel de garder cette possible croissance à l'esprit, lorsque vous réaménagez vos espaces de travail.

 

Créez un espace confortable et fonctionnel pour vos employés

 

Ne commencez pas à réarranger vos bureaux sans vous demander si les meubles et équipements doivent être conservés. Le mobilier ancien et usé peut causer de nombreux problèmes de santé, comme des maux de dos, le syndrome du canal carpien, des migraines et une fatigue oculaire. Dites-vous que vous ne pouvez pas vous tromper en investissant dans du mobilier de bureau ergonomique. De plus, prévoyez un rangement personnel pour chaque poste de travail. Ajoutez des étagères au-dessus de la surface de travail pour garder les articles à portée de main. Tirez parti de l'espace mural. Choisissez des systèmes de rangement qui correspondent au style et à la taille de votre bureau.

 

Choisissez des couleurs et des matériaux apaisants pour la pièce

 

Les couleurs qui nous entourent influent sur notre humeur et notre fonctionnement cérébral, car elles évoquent une réponse à la fois physique et émotionnelle. Par conséquent, choisissez soigneusement la couleur de votre espace de travail et fondez-la sur les effets que vous souhaitez créer. Par exemple, on dit que le bleu stimule la productivité et que l'orange suscite la positivité. Toutefois, n'en faites pas trop : trop de tout peut être écrasant, même trop de positivité.

 

Utilisez la lumière naturelle et tenez compte de la qualité de l’air

 

L'éclairage est une exigence primordiale dans tout bureau. L'accès à la lumière naturelle et aux vues sur l'extérieur est important. Dans l’idéal, utilisez tout espace extérieur disponible pour que tous les employés puissent y accéder. Adaptez la couleur - comme nous l'avons mentionné plus haut - car chaque couleur évoque sa propre émotion. Faites en sorte de proposer (dans la mesure du possible bien évidement), une variété d'espaces où les employés peuvent interagir mais aussi avoir leur intimité.

 

Lors de la conception de l'aménagement de votre bureau, gardez les meubles près des fenêtres afin de bénéficier d'un maximum de lumière naturelle. Si votre bureau n'a pas beaucoup de fenêtres ou si elles sont trop petites, vous pouvez utiliser des puits de lumière pour améliorer l'éclairage.

 

Par ailleurs, une ventilation correcte est nécessaire, et si cela n'est pas possible, l'installation de filtres à air améliorera considérablement la qualité de l'air.

 

Et, bien sûr, des plantes de bureau ! Il est de notoriété publique que les plantes de bureau améliorent notre humeur et la qualité de l'air, ce qui favorise la concentration. La présence de plantes dans le bureau lui donne également un aspect naturel et plus attrayant, mais ces dernières sont également très efficaces pour filtrer l'air et fournir de l'oxygène propre et purifié.

 

Aménagez votre bureau pour la collaboration

 

Lorsque vous choisissez l'aménagement de votre bureau, tenez compte de la facilité de communication entre vos employés. Concevez votre bureau de manière à permettre l'interaction et les échanges entre les différents services.

 

Un bureau qui offre suffisamment d'espace pour que les employés puissent collaborer, faire des pauses et travailler en silence, aura le plus grand impact sur leur bien-être et leur motivation. Lorsque vous optimisez l'aménagement de votre bureau, pensez à l'endroit où vos employés seront installés. Des études montrent que lorsque les travailleurs sont assis avec des collègues qui partagent le même objectif ou le même client, ils sont plus créatifs et productifs, car ils obtiennent des réponses et trouvent des solutions plus rapidement.

 

Les espaces collaboratifs sont une excellente alternative aux salles de réunion et peuvent être facilement aménagés avec quelques fauteuils autour d'une table basse, ou à l'extérieur sur le toit par exemple. Vous pouvez également investir dans des espaces de contact avec des bureaux temporaires. Certains aménagements de bureaux modernes comportent des espaces de collaboration sous forme de demi-cercles qui peuvent se situer autour d'une cheminée, d'une exposition d'art ou d'une fontaine intérieure.

 

Proposez des espaces de détente

 

Pour économiser de l'argent et de l'espace, vous pouvez utiliser votre espace à plusieurs fins. Par exemple une salle de conférences peut avoir d'autres fonctionnalités, comme un lieu de détente. Cependant, si vous disposez de beaucoup d'espace de bureau, vous pouvez réserver un espace séparé pour que vos employés puissent se détendre.

 

Il ne s'agit pas d'un simple emplacement pour la machine à café ou d'un regroupement de chaises dans un endroit pratique pour la conversation entre collègues, mais d’espaces où les employés peuvent prendre quelques minutes de repos pour se détendre, s'étirer, faire une sieste, lire, ou même méditer.

 

Cet espace n'a pas besoin d'être immense ; il peut même s'agir du coin d'une pièce, mais il doit permettre aux employés d'aller faire une pause, de déconnecter. Même si toutes les entreprises ne peuvent pas se le permettre, le concept lui-même ne doit pas nécessairement être coûteux. Il est important de noter que si la façon dont les gens travaillent change radicalement, la façon dont l'espace est conçu change également. Donner aux travailleurs l'espace nécessaire pour prendre une pause n'est pas seulement une question de bien-être, mais cela inspire une culture d'entreprise positive.

  

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Les trois conseils suivants sont destinés à ceux qui se concentrent spécifiquement sur le bureau à domicile. La pandémie a contraint de nombreux employés dans une myriade de secteurs à travailler à distance, ce qui a constitué un changement radical pour ceux qui étaient habitués à travailler à plein temps au bureau. Alors si vous faites partie des chanceux qui ont abandonné le trajet de deux heures pour faire quelques pas de l'autre côté du couloir, vous savez que l'installation d'un bureau à domicile fonctionnel, peut faire toute la différence.

 

Mettez de l'ordre dans votre espace

 

Peu de personnes travaillent de manière optimale dans un bureau en désordre. Le désordre engendre des distractions, et les distractions engendrent la procrastination.

 

Une table robuste pour ordinateur portable peut servir à la fois de surface de travail pratique et de table d'appoint, tandis qu'un bureau mural permet de tirer le meilleur parti de l'espace vertical lorsqu'il n'y a pas beaucoup de place à disposition. Dans ce cas, il est important de s'assurer que les meubles sont bien conçus et s'intègrent parfaitement à votre décor, surtout s'ils partagent l'espace avec une autre pièce de la maison. Des armoires mobiles pour les fichiers et les dossiers vous permettent d'avoir tout à portée de main quand vous en avez besoin. Choisir un bureau avec des rangements intégrés pour les dossiers peut contribuer à réduire considérablement la surface nécessaire pour créer un espace de travail adéquat dans un environnement plus petit. Enfin, il peut être intéressant d’installer un tableau d'affichage suspendu ou une liste de tâches magnétique pour organiser les tâches et éliminer le bazar.

 

Installez-vous confortablement

 

Un mur jaune vif peut sembler être une bonne idée sur le moment, mais au bout de quelques mois, il risque d'avoir l'air maladif. De même, il peut sembler super cool de travailler depuis votre canapé, mais tôt ou tard, cela vous conduira plus à la lassitude qu'à la productivité - et à un mal de dos quasi assuré.

 

Considérez donc une bonne chaise de bureau comme un investissement plutôt que comme un achat. Prenez le temps de choisir le matériau de l'assise et du dossier ; si le tissu épais peut sembler confortable, il peut devenir très chaud en été. Il suffit de toucher un siège de voiture en cuir en été pour savoir que le cuir chaud est un cauchemar. La maille, en revanche, est un matériau beaucoup plus respirant. Par ailleurs, recherchez des fonctions réglables, telles que les accoudoirs, la hauteur du siège et l'inclinaison.

 

Ajoutez votre touche personnelle

 

L'avantage de travailler à domicile, c'est que vous pouvez créer un espace qui vous appartient entièrement. La décoration de votre bureau doit inspirer votre créativité et vous permettre de vous mettre au travail de la meilleure façon possible. Mais, pour créer votre environnement idéal, vous devrez réfléchir aux designs de bureau que vous préférez, à ce qui correspond à votre personnalité et à ce dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches.

 

Faites de votre bureau un espace qui est à votre image. Que vous travailliez dans un coin confortable de la cuisine ou dans un bureau improvisé dans la chambre d’ami, un bon éclairage est très important. Entourez-vous d’éléments qui vous rendent heureux, car c’est ce qui vous encouragera à travailler. Il peut s'agir d'une œuvre d'art que vous aimez accrochée au mur, d'une citation inspirante encadrée, d'un tapis de souris à thème, de bougies parfumées ou de lumières d'ambiance. Vous pouvez ajouter de la musique si c’est quelque chose qui vous aide à vous concentrer.

 

C'est votre espace en fin de compte - alors faites-vous plaisir !

 

***

 

L'évolution spectaculaire de l'aménagement des bureaux au cours de la dernière décennie a connu de nombreux rebondissements : bureaux ouverts, conception en lien avec la nature, zones de travail dédiées, etc. Le but de tout cela étant d'améliorer la vie professionnelle des employés qui passent pratiquement la moitié de leur temps au bureau.

 

Soyons réalistes : L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est un mythe pour la plupart des gens. C'est là que l'aménagement des bureaux entre en jeu. Des bureaux bien conçus contribuent à la santé et au bien-être des employés, à leur fidélisation, à la réduction de l'absentéisme, à l'augmentation de la productivité, à la satisfaction professionnelle et à l'amélioration de la créativité. De beaux espaces de détente sont conçus dans cette optique, et ils ne sont pas uniquement là pour leur fonctionnalité.

 

Si vous avez compris tout cela, vous pourrez alors créer un environnement de travail plus efficace, plus agréable et plus performant. Et si vous ne savez pas comment vous y prendre, pas de panique, faites appel à des professionnels qui pourront vous conseiller !

 

 

 

 

 

L’avis des Experts 

 

 

Nathalie Prinet, Directrice Conseil en transformation des modes de travail chez Colliers France


 « Ne pas avoir ses propres bureaux, ça peut être une manière d'optimiser! Selon sa taille, son plan de croissance, l'importance de se créer une véritable identité, une start-up peut envisager dans un premier temps de louer un espace dans un coworking: cette option donne de la flexibilité au démarrage.

 

Aménager ses propres bureaux, c'est contribuer à l'efficacité et au bien-être des équipes, et donc au développement de votre entreprise. L'optimisation dépend des objectifs qu'on se donne et des contraintes que l'on définit ou que l'on subit (budget, planning...).

 

C'est pourquoi, quelle que soit la taille de l'entreprise, et donc en particulier une start-up, la clé est de se poser les bonnes questions en amont:

 

. Quel ADN les bureaux doivent-ils refléter?

. Quelle croissance d'effectifs devront-ils absorber au cours de la durée du bail?

. Quel équilibre entre territoires d'équipes et transversalité? (À adapter selon votre taille, et le nombre de métiers)

. Quelles façons de travailler doivent-ils favoriser?

. Quelle modularité dans les espaces? Pour quelle optimisation des usages?

. Quelle importance donner à l'impact environnemental? sobriété digitale, circularité des matériaux, bilan carbone

 

Il existe autant de façon d'optimiser que d'entreprises. En ces temps irréversibles d'hybridation du travail, nous conseillons de toujours intégrer les 5 Bs:

 

. Behaviour: les personnes, leurs habitudes, leurs usages, le management, les règles et comportements individuels et collectifs.

. Brand: l'image que vont refléter les bureaux auprès de vos collaborateurs et de vos partenaires, investisseurs et clients qui vont vous rendre visite.

. Bytes: la technologie, qui doit fluidifier la mobilité et la collaboration à distance.

. Bricks: les fonctions de chaque espace, la diversité des typologies de mobilier.

. Benefits: les services apportés (et leur impact sur l'aménagement, comme par exemple un frigo connecté).

 

Trois conseils pour finir :

 

. Commencer par définir la logique d'organisation du travail: quel cadre pour la présence "au bureau", quel degré de régulation? L'impact sur la quantité et l'organisation des espaces est majeur.

. Décider le processus participatif (ou non) de la conception de vos aménagements et l'assumer! Selon votre taille et votre culture, il peut être plus efficace que les co-concepteurs soient les décisionnaires ou au contraire que des ambassadeurs soient embarqués. Dans tous les cas, l'adhésion et l'appropriation par tous est la clé de la pérennité de vos bureaux.

. Faire vivre l'environnement de travail: votre start-up évolue constamment, l'usage des espaces évoluera probablement, l'optimisation passe aussi par l'observation en mode amélioration continue, et l'adaptation des pratiques aux retours d'expérience. Si un espace est peu utilisé, peut être sa fonction doit-elle changer! Ou peut-être est-il mal compris.

 

 

En conclusion, réfléchissez à l'aménagement de bureaux qui correspond le mieux à votre organisation et vos enjeux, pour soutenir à la fois performance et qualité de vie au travail. Et oubliez peut être la notion "d'optimisation", qui en découlera en fait naturellement. »

 

 

A propos de Colliers France

 

Colliers accompagne les entreprises et les investisseurs vers l'immobilier de demain, en anticipant l'évolution de la société et des usages, tout en s'appuyant sur ces experts aux profils variés et les retours d'expérience de ses clients. Les experts de Colliers interviennent sur toute la chaîne de valeur immobilière : commercialisation et investissement, conseil en stratégie immobilière, valuation, Workplace strategy & change management, assistance à maîtrise d'ouvrage, Project management et architecture & design.



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